Ile czasu na zarejestrowanie dziecka? Wszystko, co musisz wiedzieć

Zgłoszenie urodzenia dziecka składa się w ciągu 21 dni od daty wystawienia karty urodzenia. Przekroczenie tego terminu powoduje, że imię dla noworodka wybiera samodzielnie kierownik urzędu stanu cywilnego. Poznaj dokładne zasady rejestracji online i w urzędzie oraz sprawdź, jakie dokumenty są potrzebne.

Jak zgłosić urodzenie dziecka?

Rejestrację narodzin można załatwić na dwa sposoby – przez internet albo osobiście w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca urodzenia dziecka. Obie formy są bezpłatne, a wybór zależy głównie od dostępu do profilu zaufanego lub e-dowodu. Matka lub ojciec zgłaszający narodziny muszą mieć ukończone 16 lat i pełną zdolność do czynności prawnych, chyba że działa przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki. Można zgłosić wyłącznie dziecko urodzone w Polsce.

Zgłoszenie online

W 2026 roku ta sprawa online wymaga adresu do e-Doręczeń. Do samej procedury potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Usługę znajdziesz na portalu GOV.pl po zalogowaniu na konto Mój GOV.

Aby wysłać zgłoszenie przez internet, wykonaj następujące czynności:

1. Wejdź na stronę GOV.pl i wybierz e-usługę Zgłoś urodzenie dziecka.
2. Zaloguj się przez login.gov.pl przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
3. Wypełnij formularz, podaj imię lub imiona dziecka oraz adres zameldowania.
4. Wybierz sposób odbioru dokumentów – e-Doręczenia, poczta tradycyjna lub odbiór osobisty.
5. Sprawdź poprawność zgłoszenia i podpisz je elektronicznie w usłudze e-podpis na stronie pz.gov.pl.

Potwierdzenie wysłania trafia na skrzynkę e-Doręczeń oraz na adres e-mail podany we wniosku. Podanie numeru telefonu może przyspieszyć kontakt urzędnika w razie braków.

Zgłoszenie w urzędzie

W urzędzie stawiasz się osobiście w ciągu tego samego 21-dniowego terminu. Warto wcześniej sprawdzić, czy dokument dotarł już do USC, bo placówka, która odebrała poród, ma na to 3 dni.

Podczas wizyty kierownik USC przygotowuje protokół z danymi dziecka i rodziców, który podpisujesz. Do potwierdzenia tożsamości wystarczy dowód osobisty albo paszport. Dokumenty otrzymujesz od razu, w dniu zgłoszenia. Jeśli działa pełnomocnik, potrzebne jest pełnomocnictwo. Za poświadczenie kopii dokumentu pobiera się opłatę 5 zł od każdej zaczętej strony, a opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł – nie dotyczy to pełnomocnictwa dla małżonka, rodziców, dziadków, dzieci lub rodzeństwa.

Ile trwa rejestracja urodzenia?

Rejestracja w trybie stacjonarnym kończy się zwykle tego samego dnia. Przy zgłoszeniu online akt urodzenia sporządza się w następnym dniu roboczym po dniu przesłania wniosku, o ile urząd otrzymał już kartę urodzenia.

Termin na zgłoszenie wynosi 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Osoba upoważniona do odebrania porodu przekazuje ten dokument do USC najpóźniej 3 dni od jego wystawienia.

Porównanie obu trybów przedstawia tabela:

Jeśli urzędnik stwierdza braki lub błędy, wysyła wiadomość na skrzynkę e-Doręczeń. Szybka odpowiedź na taką korespondencję skraca czas oczekiwania.

Jakie dokumenty otrzymasz po rejestracji?

Po sporządzeniu aktu urodzenia kierownik urzędu wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia. Może także przekazać powiadomienie o nadaniu numeru PESEL oraz zaświadczenie o zameldowaniu dziecka, jeśli te czynności zostały wykonane.

Wybór sposobu odbioru dokumentów wpływa na czas ich otrzymania. Przy odbiorze osobistym masz je od razu, przy wysyłce pocztą tradycyjną trzeba doliczyć czas przesyłki.

Jakie zasady obowiązują przy wyborze imienia?

Nie istnieje zamknięta lista imion, jaką można nadać dziecku. Rodzice mogą wybrać również imiona obce, na przykład Mercedes lub Andrea, niezależnie od obywatelstwa i narodowości. Ważne jest jedynie, aby imię nie budziło wątpliwości co do płci i nie naruszało kilku ograniczeń.

Przy nadawaniu imienia obowiązują następujące ograniczenia:

• dziecko może mieć maksymalnie 2 imiona,
• imię nie może być ośmieszające,
• imię nie może być nieprzyzwoite,
• imię nie może zostać zgłoszone w formie zdrobniałej.

Jeśli kierownik USC uzna, że wybrane imiona nie spełniają wymagań, odmówi ich przyjęcia i wtedy samodzielnie nada imię dziecku. Otrzymujesz decyzję administracyjną, od której masz 14 dni na odwołanie do wojewody. Odwołanie składasz za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Co zrobić w szczególnych sytuacjach?

Niektóre okoliczności wymagają dodatkowych czynności przed samym zgłoszeniem. Dotyczy to zwłaszcza rodziców, którzy nie pozostają w związku małżeńskim, oraz przypadków martwego urodzenia.

Uznanie ojcostwa

Ojciec dziecka, który nie jest mężem matki, musi wcześniej złożyć oświadczenie o uznaniu ojcostwa. Może to zrobić przed kierownikiem dowolnego USC, konsulem Rzeczypospolitej Polskiej albo sądem. Matka potwierdza to oświadczenie w ciągu 3 miesięcy od daty jego złożenia.

Dopiero po takim potwierdzeniu ojciec może zgłosić urodzenie i zostać wpisany do aktu urodzenia. Uznanie ojcostwa da się też przeprowadzić podczas wizyty w urzędzie, jeśli oboje rodzice stawią się razem.

Martwe urodzenie

Jeśli dziecko urodziło się martwe, zgłoszenie należy złożyć w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia. Ten dokument przekazuje się do USC w ciągu 1 dnia od wystawienia, o ile lekarz ustalił płeć dziecka.

W przypadku martwego urodzenia sporządza się akt urodzenia z adnotacją, że dziecko urodziło się martwe. Nie sporządza się wtedy aktu zgonu.

Gdy płeć dziecka nie została ustalona, karta martwego urodzenia nie trafia do USC. Osoba uprawniona do pochówku, na przykład rodzic, może otrzymać na wniosek kartę zgonu, która umożliwia sam pochówek bez rejestracji zgonu.

Zameldowanie i ubezpieczenie

Zameldowanie dziecka odbywa się automatycznie przy rejestracji urodzenia. Jako adres wpisuje się zwykle adres zameldowania matki, chyba że rodzice wskażą inny.

Po otrzymaniu numeru PESEL masz 7 dni na zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. Można to zrobić u pracodawcy, osobiście w ZUS, a dla bezrobotnych rodziców w urzędzie pracy.

Po dopełnieniu tych formalności można również złożyć wniosek o becikowe w wysokości 1000 zł. Podstawę prawną opisanych procedur stanowią Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego oraz Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.